شرح وظایف دبیرخانه

دبیـرخانه

 

 

شرح وظایف دبیرخانه

 

1. پیگیری راحت، سریع و دقیق مکاتبات و ارجاع زود هنگام دستورات و درخواستهای ادارات؛

 

2. مدیریت سیستم اتوماسیون اداری مرکز؛

 

3. کنترل تمامی نامههای صادره از نظر تکمیل امضا، تاریخ، پیوست‌ها و بایگانی آن‌ها؛

 

4. اقدامات لازم جهت پیگیری سوابق موجود در بایگانی در صورت نیاز؛

 

5. تطبیق مکاتبات با آییننامه مکاتبات اداری مرکز مدیریت حوزههای علمیه؛

 

6. ارجاع نامهها و ارسال مرسولات مدیریتها به مخاطبان؛

 

7. ثبت و ارسال مکتوبات الکترونیکی به خارج از مرکز به صورت نمابر و پست الکترونیکی (e-mail)؛

 

8. پیگیری مکاتباتِ جواب داده نشده و نامههای ارسالی جهت ثبت و ارائه گزارش؛

 

9. طبقه­‌بندی و بایگانی تمامی اسناد، مکاتبات و مصوبات مرکز؛

 

10. دریافت، ارجاع و بایگانی نامه­های واردشده به مرکز؛

 

11. انجام امور مربوط به تایپ: نامهها، دستورالعملها، صورت جلسات و...؛

 

12. طراحی فرمهای مورد نیاز ادارات و دستهبندی و همگون­‌سازی آن‌ها؛

 

13. انجام تمامی امور مربوط به چاپ و تکثیر مکاتبات، گزارشها و...؛

 

14. انجام سایر امور محوله.